Jika
anda ingin membuat perubahan nyata dalam hidup anda, anda harus terlebih dahulu
memulai dengan belajar bagaimana secare efisien mengelola waktu anda. Siapa pun
yang mengetahui bagaimana mengelola waktu, akan juga mengetahui bagaimana
mengelola hidup. Manajemen waktu yang baik adalah tentang prioritas yang tepat,
baru setelah itu tercipta manajemen yang tepat untuk hidup anda. Kualitas hidup
anda tergantung pada manajemen yang cerdas dari waktu anda dan bukan oleh
jumlah energy yang anda konsumsi pada apa yang anda lakukakan.
Apakah
anda selalu merasa kehabisan waktu dan anda tidak dapat melakukana apa yang
dijadwalkan?
Apa
anda selalu merasa bahwa anda tidak memiliki waktu cukup untuk diri sendiri?
Apakah
anda merasa bahwa anda hidup dan bekerja di lingkungan yang penuh tekanan tanpa
hasil positif?
Jika
jawaban untuk salah satu pertanyaan diatas adalah YA, maka sudah saatnya untuk
mengubah hidup anda dan mulai menghabiskan waktu anda dengan bijaksana dan
efisien. Anda harus berjanji pada diri anda sendiri bahwa anda akan menjadi
lebih terorganisasi dan fokus pada tujuan anda dan bahwa anda akan menggunakan
waktu untuk kebaikan anda sendiri.
1.
Menguasai
daftar hal – hal yang harus anda lakukan (to-do-list)
To-do-list yang baik dan efisien haruslah mencakup tugas-tugas
dan kegiatan anda saat ini serta tugas – tugas yang harus diselesaikan dalam
waktu dekat. Untuk setiap item dalam daftar, anda harus menetukan kapan dan
berapa banyak waktu yang anda butuhkan untuk menyelesaikannya. Tugas yang
berulang dapat direncanakan untuk hari – hari tertentu dimana anda memiliki
waktu yang tepat untuk menyelesaikannya.
Anda tidak boleh meremehkan pentingnya perencanaan tugas –
tugas anda. Sebuah rencana yang baik dan akurat dapat memberikan anda kontol
yang besar dari waktu anda. Anda harus menyadari apa yang terpenting bagi anda
dan menempatkannya pada urutan atas di daftar anda.
2.
Buat
rencana SMART (Specific-Measureable-Achievable-Reasonable-Timeline)
Rencanakan tugas yang paling sulit di awal setiap minggu
sehingga anda akan lebih santai menjelang akhir minggu dan sebelum akhir pecan.
Tugas yang sulit lebih baik dijadwalkan di awal minggu (Senin atau Selasa),
sementara tugas – tugas yang lebih mekanis atau rutin di sekitar pertengahan
minggu dan mendekati akhir minggu (kamis dan jumat), waktu anda bisa sedikit
lebih bebas dan santai karena di kedua hari ini telah menumpuk kelelahan dan
stress sebagai akibat dari pekerjaan di hari – hari sebelumnya.
3.
Belajarlah
untuk mengatur prioritas anda
Anda harus belajar bagaimana secara efisien mengatur prioritas
– prioritas anda. Tugas yang paling penting harus berada di peringkat lebih
tinggi dalam daftar. Cobalah untuk menerapkan prinsip Pareto di mana 80 % dari
prestasi anda dihasilkan dengan melakukan 20 % usaha anda. Dengan kata lain,
cobalah untuk bekerja cerdas dan sederhana. Jangan mengabaikan tugas – tugas
penting anda untuk mencapai hasil yang tidak signifikan.
4.
Kunci
Manajemen waktu yang sukses adalah delegasi
Kunci sukses manajemen waktu adalah delegasi. Jangan mencoba
untuk menyelesaikan semua tugas sendirian. Kenali mana tugas yang dapat
diselesaikan oleh orang lain dan delegasikan pekerjaan tersebut kepada mereka.
Ini adalah satu – satunya cara dimana anda dapat memiliki waktu yang diperlukan
untuk menangani tugas – tugas yang benar – benar penting bagi anda. Pada saat
yang sama, apa yang anda pilih untuk dikerjakan,lakukanlah dengan benar pertama
kalinya demi menghemat waktu karena mengerjakan pekerjaan berualng. Pengalaman
menunjukkan bahwa waktu yang anda perlukan untuk mengulang pekerjaan anda akan
lebih banyak dihabiskan dibanding waktu yang anda perlukan untuk mengerjakan
pekerjaan secara benar dari awal. Delegasi adalah seni yang dapat memberikan banyak
manfaat bagi orang – orang yang harus melakukan banyak kegiatan.
5.
Jangan
takut untuk mengatakan “TIDAK”
Anda harus belajar untuk sekali – kali mengatakan TIDAK dan
menolak tugas – tugas yang tidak dapat anda lakukan. Jika anda kehabisan waktu
dan merasa stress, maka lebih baik untuk menolak undangan pergi makan siang
atau makan malam keluarga. Anda harus menyadari bahwa anda tidak dalam
kewajiban untuk mempersingkat segalanya dalam sekejap. Anda harus belajar untuk
memilih tugas yang anda benar – benar ingin lakukan atau yang perlu
diselesaikan.
6.
Membagi
tugas yang panjang dalam kegiatan yang lebih kecil
Teknik yang lain akan membantu anda dalam manajemen waktu
adalah dengan memecah tugas – tugas panjang yang biasanya anda tidak ingin
melakukannya atau terlalu sulit menjadi beberapa kegiatan yang lebih kecil dan
lebih mudah dikelola. Ini akan mengelola baik stress maupun waktu anda. Anda
misalnya, dapar meluangkan wkatu 10 menit setiap hari untuk bekerja pada tugas
yang tidak menyenangkan atau panjang. Dengan menggunakan pendekatan ini, secara
bertahap anda akan memiliki beberapa kemajuan, anda akan merasa lebih baik dan
pada akhirnya anda akan dapat menyelesaikan aktifitas dengan cepat daripada
terus menerus menunda hal tersebut.
7.
Perfeksionisme
membutuhkan waktu
Anda harus mencoba menghindari kesempurnaan. Berkutat tanpa
akhir salam mencari kesempurnaan untuk hal –hal sepele adalah buang – buang
waktu dan tidak akan memberikan anda cukup waktu untuk menangani tugas – tugas
yang lebih berguna dan mungkin lebih menyenangkan.
8.
kenali
waktu dimana anda lebih produktif
adalah normal bahwa kinerja anda tidak sama sepanjang waktu.
Ada saat – saat dimana anda lebih produktif sementara di saat lain
produktivitas anda menurun karena berbagai alasan. Fase ini dapat terjadi pada
hari yang sama. Dengan asumsi bahwa anda bekerja 8 jam sehari, ini memberi anda
sekitar 1800 jam kerja per tahun. Temukan periode waktu dimana anda lebih
produktif dan di saat tersebut cobalah untuk menangani tugas yang paling sulit.
9.
Cobalah
untuk tidak menunda hal – hal untuk nanti
Anda perlu belajar untuk mengatasi setiap tugas dan masalah
ketika perlu ditangani. Cobalah untuk tidak menunda kegiatan untuk lain waktu,
karena dibawah tekanan waktu anda lebih mungkin untuk melakukan kekeliruan dan
mengambil keputusan yang salah.
10.
Hindari
hal-hal yang dapat mengalihkan perhatian anda
Selama jam kerja, cobalah untuk menemukan saat – saat dimana
tidak ada yang bisa mengganggu anda melakukan aktivitas. Jika anda memiliki
kebijakan pintu terbuka, anda mungkin harus menutupnya sesekali. Jika seseorang
datang ke kantor anda ketika anda memiliki tugas yang harus diselesaikan,
tolaklah secara lembut permintaannya dan jadwalkan waktu lain untuk bertemu
dengan mereka.
11. Jangan lupa diri and sendiri
Ketika anda membuat rencana, jangan lupa menyertakan kegiatan
yang berkaitan dengan kesenangan dan waktu istirahat untuk anda sendiri. Selama
waktu ini, pastikan bahwa anda benar – benar berhenti dari pekerjaan anda,
santailah dan isi ulang baterai anda. Jika diperlukan cobalah untuk tidur
selama setengah jam dan selama waktu itu lakukan sesuatu yang and sukai dan
membuat anda tenang. Setengah jam memang tidak membuat perbedaan dalam tidur
anda. Tetapi dapat memberikan kepuasan dan mempersiapkan anda lebih baik di
hari berikutnya. Beri penghargaan untuk diri anda sendiri ketika anda berhasil
menyelesaikan pekerjaan yang melelahkan.
12.
Menganalisis
dimana anda menghabiskan waktu anda
Untuk dapat mengoptimalkan waktu anda lebih baik, anda harus
lebih dahulu memahami dimana anda menghabiskan waktu anda. Untuk melakukan itu,
anda dapat menggunakan log (catatan rekaman) untuk merekam aktivitas anda. Anda
harus melakukan ini selama 2 – 3 minggu. Dalam log, anda harus mencatat semua
yang anda lakukan per jam ketika anda terjaga, berapa banyak waktu yang and
alokasikan untuk setiap tugas, aktivitas, pertemuan dan berapa banyak waktu
yang anda alokasikan untuk istirahat dan tidur. Setelah anda memiliki informasi
ini di log, anda dapat mulai menganalisa dimana anda menghabiskan waktu anda
dan buatlah perubahan yang diperlukan untuk mengoptimalkan waktu anda. Anda
harus fokus pada kegiatan yang paling penting untuk diselesaikan. Hindari
kegiatan atau tugas yang tidak memberikan nilai tambah. Sebagai contoh, setelah
dilihat pada log anda, anda melakukan pengecekan email sebanyak 10 kali sehari;
anda harus meminimalkan menjadi hanya beberapa kali per hari.
13.
selalu
rencanakan waktu untuk kegiatan tak terduga.
Masukkan
dalam rencana anda waktu ekstra untuk tugas – tugas dan kegiatan tak terduga.
Revisi rencana anda secara teratur dan alokasikan waktu untuk kegiatan tak
terduga. Hal – hal yang beresiko akan memakan waktu anda misalnya masalah
dengan PC anda, dan miliki solusi alternatif untuk mengatasinya.
Manajemen
waktu adalah suatu keterampilan yang memerlukan waktu untuk menguasainya
sehingga mulailah bekerja dengannya! Pada akhirnya, manajemen waktu akan
memberi anda waktu tambahan yang anda butuhkan untuk dapat menikmati apa yang
paling penting bagi anda dan mengubah hidup anda menjadi lebih baik
Tidak ada komentar:
Posting Komentar